浅析校园一卡通资金清算存在的问题及对策

共2984字

摘要:随着信息技术的发展和推广,一卡通系统在校园的普及,使得高校的财务管理从电算化走向网络化。一卡通的账务处理就显得尤为重要,文章着重从三个方面提出目前一卡通在账务处理中存在的问题,并提出了相应的解决方案。

关键词:一卡通资金清算问题对策
中图分类号:G647文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)01-138-01

一、前言
美国FLORID大学于1996年夏天首先推出校园职能卡,同时也是首所通过校园卡为学生发放奖学金、助学金的学校,该卡可用于查阅资料,购买图书,在娱乐厅、洗衣房、游泳池、快餐厅等收费场所消费,信息反馈显示,不仅教职工和学生对新卡的功能非常满意,而且明显提高了管理效率。英国各院校也对一卡通表现出了浓厚的兴趣,并积极筹备实施。20世纪末我国高校也相继实行校园一卡通。
一卡通所具有的强大功能,不仅为高校师生提供了优质快捷的服务,也对高校管理工作产生了深远的影响,其中一卡通电子钱包功能使得高校的财务管理由“电算化管理”逐渐向“网络化管理”方式转变,给高校管理工作者特别是财务管理工作提出了许多新的课题,比如如何进行校园一卡通的资金清算与数据核对就存在诸多方面的问题。
二、目前校园一卡通资金清算存在的问题
1.两个系统的衔接问题。目前一卡通的账务处理,需要运用财务系统和一卡通系统两个系统软件衔接在一起使用。我校使用的是复旦天翼财务软件,而校园IC卡依附于eCard2007一卡通管理软件。两个是完全独立的软件,根据会计制度规定,凡是涉及资金活动的业务,必须进行相关的账务处理;但是一卡通系统以卡户、商户和银行为主要数据处理对象,而会计系统以会计科目为处理对象,此时两者间就存在数据的不一致。为了达到记账的目的,就必须将一卡通系统的数据转化为财务系统能识别的形式,再传递到财务系统中去。
2.一卡通系统中财务数据的核对。一卡通系统中存在财务数据核对关系,实体关系主要包括“学生?银行”、“学生?一卡通”、“一卡通?银行”,“一卡通?商户”。保证一卡通财务数据的客观真实,是系统设计应该遵循的基本原则,也是经营管理对系统的基本要求。系统各个实体之间的往来关系,是经过自动采集、处理、严格审核程序,然后正式记录下来,应该说是能够正确反映系统运行的真实情况,系统各实体之间的数据应该是一致的。但是实际工作中往往存在着不一致,究其原因,主要在于圈存和消费两个方面。从圈存记录来看,往往由于一卡通系统与银行系统之间数据交换时间差会导致漏记和错计;从消费来看,大多是人为原因造成数据的不一致。
3.虚拟电子货币使用安全问题。一卡通系统不能完全排除一些高技术人员进入个人账户,窃取个人秘密的可能,因此存在着资金使用是否安全和保密的风险。此外一卡通在操作上高度电子化,不是资金真实的流入与流出,只需在相关的电子设备上刷卡输入数据即可完成,因而不能留下书面财务证据,一旦出现问题,损失就可能无法追回。
三、一卡通资金清算对策
1.两个系统衔接问题对策。目前我校使用的一卡通系统中主要包括管理系统、客户系统、结算中心、集控平台、门禁系统、会议签到、学生考勤及联网水、电、表等。其中结算中心在资金清算处理中起到关键作用,结算中心下面包括的子系统有补助管理、收费管理、结算报表、圈存管理、未决账目、平衡报表及明细查询等。对于一卡通账务处理,我们需要关注的是资金平衡表里的内容,因为资金平衡表反映了一卡通卡系统整个收支情况。反映进出卡里的资金来源主要有以下三项:现金存入IC卡;通过圈存机,学生将自己银行卡账户里的款项划转到自己的IC卡系统;学校通过一卡通中心发放到教职工IC卡账户的午餐补贴。卡里资金的去向主要是师生消费,目前我校师生的消费去向主要有超市消费、食堂消费、上机、购买水、电、医务室看病等。如何将卡里的资金走向与会计系统科目衔接是一卡通账户清算首要解决的问题。目前我们利用会计科目“暂收暂付?一卡通”来对卡里电子货币进行量的控制,通过设置“现金”、“补助”、“圈存”等项目对相应进入卡里的数额进行汇总,通过设置“商户名字”、“水”、“电”、“机房”等项目对资金流出的金额进行控制。另外再设计“一卡通结算”项目,在月末结账时将资金的流出、流入都结转到“一卡通结算”项目下,这样月末卡里的余额就可以清楚的显示出来,通过这种会计处理就可以有效的将两个系统衔接上。
2.一卡通系统财务数据核对对策。因为一卡通核算涉及两个系统,如果相关系统里面的数据不能同步进行,就必然造成会计获得的数据与一卡通系统软件所反映的数据两者之间的不一致,这种不一致产生的原因既有客观因素也有主观因素。主观因素有当天收取的现金没及时入账;学校补助发放时,有部分员工因为诸多原因没有及时刷卡,导致钱还没有进卡,但是会计入账金额是以后勤资产处提供的全额数据入账的,这样就会导致两个系统数据不一致。不过这些主观因素是可以控制的,只要通过制定相应的规章制定督促出纳及时入账就可以;在发放补助金额方面,一卡通中心通过校园平台及时提醒教职工尽快刷卡,以免补助不能及时入卡而导致教职工消费不便。
客观原因无法避免,通常有如下几种情况:(1)商户的机器终端故障而使得消费数据难以读取。(2)由于通讯线路故障使得商户机器终端的卡消费信息难以及时传递到一卡通服务器中。(3)发生意外事故,如突然断电、系统瘫痪等。(4)由于磁卡遗失造成卡上电子小钱包的失效所引起的数据不符。
上述原因就会造成未达账项,只能通过期末编制余额调节表来解决。必须通过数据核对,对各个实体之间进行定期或不定期的清查和核对来控制,以便掌握有关数据的真实情况,防止有意无意的错误。为此我们需要在月末编制两个余额调节表,卡户余额调节表和银行余额调节表。除了一卡通系统内部核对外,月末我们还需要对一卡通的商户进行结账,如收缴商户管理费和水电费等业务,这些与一卡通业务相关的,但在一卡通系统之外反映的资金进出状况,在月末还要与银行进行核对,如有不符的还要编制银行存款余款调节表。
3.一卡通资金安全对策。校园一卡通每日消费流水账往往在二万条以上,在校学生数多的高校可能更高。为了保证校园一卡通的稳定性安全性,除了在网络设计、软件设计方面采取安全控制措施,专业的维护员及时处理故障外,还必须加强校园一卡通在系统管理上的安全控制。管理无法代替技术,技术同时也无法代替管理,许多不安全的因素常常是由于管理问题产生的,安全问题的重要解决方法就是制定相应的管理制度和规范。如在一卡通系统的管理人员选择上,要选派有较高思想素质和责任心,工作细致认真的员工。涉及安全工作,要有相应的审批权限,要有两个以上人员共同处理相互控制,并做好相关记录,与安全管理有关的岗位和职务要实行定期轮换制度,并定期进行培训,使得安全管理责任落到实处。

参考文献:
1.袁新辉.校园卡对高校财务管理的影响浅析[J].事业财会,2002(7)
2.张世举.一卡通系统的财务数据传递设计[J].中国管理信息化,2006(4)
(作者单位:南京铁道职业技术学院江苏苏州215137)
(责编:吕尚)

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