浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策

共2996字

摘要:本文重点阐述了事业单位人事档案管理的重要意义,着力分析和解决在人事档案管理中存在的主要问题和成因,结合档案规范化、标准化、现代化管理要求,在手段创新与信息创新上,提出一些具有档案工作特色的管理方法,进一步推进档案管理工作信息化建设和科学发展上水平。

关键词:人事;档案;信息化;管理
中图分类号:TP399文献标识码:A文章编号:1009-8631(2010)06-0013-01

人事档案是对干部个人经历、政治素质、思想素质、业务素质和工作实绩等内容的真实记载和反映,是以个人为单位,由单位组织人事部门集中统一保管的重要档案,也是本单位及上级机关全面、历史地考察了解正确选拔任用干部的重要依据。加强人事档案的审核整理及管理工作是一项政策性强、涉及广大干部前途命运和切身利益的大事,是对组织、对干部高度负责的集中体现。
一、档案信息化管理的必要性
(一)是提高档案管理科学技术发展的必然选择。档案管理只有实现信息化,跟上社会发展潮流,才能使档案管理实现跨越式发展。面对庞大繁杂的档案信息,要提高管理水平和服务质量,必须加快档案信息的数字化建设,这是时代对档案管理工作发展的必然要求。因此,从这个意义上讲,没有档案信息化,就没有档案工作的未来。加强档案信息化建设,是档案管理应对科学技术迅猛发展的必然选择。
(二)是提高档案信息化管理水平的迫切要求。只有进行档案信息化建设,提高工作效率,才能将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变。才能最终将彻底改变传统档案工作模式,充分发挥档案信息资源的价值。才能适应现代社会的发展,使档案管理工作进入现代化管理的先进行列,并为档案管理提供可靠的保证。
(三)是提高工作效率的有效保障。通过信息平台开展工作,是实现档案合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务的重要手段,可以实现及时查询,准确检索档案信息,便档案管理不在费时费力,将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高工作效率。
(四)是提高档案实体保护的有力保证。传统意义上的档案大都是以纸制材料构成,尤其是重要性的材料,利用率较高,难以保障档案资料在归档后托久保存。实行信息化管理后,一般信息可以在数据库中获得,有利于对档案信息实体进行保护。
二、目前企事业单位人事档案管理面临的困难和问题
在构建社会主义和谐社会,发展档案事业的过程中,随着经济建设的快速发展,人事档案信息发挥着越来越重要的作用。尤其在体制改革步伐加快后,企事业单位发展迅速、机构的人员数量增加,聘用和非在职在编人员流动性较大,在不同程度上影响和制约着档案信息化建设进程。
(一)人事档案内容的真实性不高。有的档案中材料记载的内容前后不一致,大部分是时间方面,一是出生年月填写随意,有的填写时间相差一个月有的甚至一年,无法判断具体的出生日期,为今后退休时间的认定上带来诸多不便;二是参加工作时间、入党、入团时间也是随意填写,造成一本档案同一内容多处不一致现象。造成这些原因归结为职工个人对档案的作用认识不清,不知道其重要性。再就是每次个人填写完表格后人事档案部门也没有进行严格的审核把关,及时地发现问题,解决问题,而是任其一错再错,致使人事档案不能如实反映本人的真实情况。
(二)人事档案材料不全。档案中本该有的履历表、年度考核表、学历、职称、工资等材料不全,有的档案中缺少退休审批表、职称评审表等内容。究其原因,一是职工对人事档案的认识不够。有的职工在填写表格时觉得以前也填过相同内容,觉得没必要填写能省则省。二是有的材料应该由有关领导或有关人员签名盖章的却空着,有的材料末尾应该盖章的未盖章。三是有一些个人取回来的学籍表、学历证明等材料没有上交的意识,使需要存档的东西长期保存到自己手中。四是有些单位的人事档案在人事部门保管存放,档案管理人员并非专职,致使有些需要归档的材料没有及时归档,久而久之使得个人档案材料内容不全。
(三)人事档案材料混乱。一是档案中存在着不该进而进档、该进而不进档现象。二是书写不规范。有的档案中有些材料用圆珠笔填写。三是装订顺序混乱没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行,有倒装、错装、混装和漏装现象。
(四)各项规章制度不够健全。有的企事业单位依然在人事档案管理上照搬套用原有的制度,没有根据工作的发展以及信息化的需要,制定特定完善、符合实际需要的管理规章制度,档案管理力度不大。
(五)档案工作者的业务素质还有待于进一步提高。在企事业单位中有的档案工作人员年龄偏大,业务素质低,开拓创新精神贫乏。有的属于健康或者其他原因照顾性调入人员,导致政治素质高、档案业务精的复合型人才缺乏。有的工作人员计算机操作水平低,对档案管理软件操作难度较大等。虽然各单位对档案工作高度重视,但是工作岗位交流机会极少,致使工作人员综合能力受到制约,锻炼的空间有所限制,积极性不高。
三、人事档案信息化管理的对策
(一)强化对人事档案信息化管理重要性的认识。要提高档案管理部门工作人员,特别是各级领导的档案意识,摆正档案工作和其他各项业务工作的关系,真正把档案工作作为本部门工作的重要组成部分。要通过多种形式加强对档案人员宗旨、观念和优良传统的宣传教育,使工作人员正确认识新形势下档案工作的重要地位和作用,正确认识档案工作的岗位价值,培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神,增强职业自豪感和荣誉感,使他们热爱档案工作,发挥自身优势,敢于创新,打破不适应档案工作发展的条条框框。
(二)实现人事档案办公自动化。目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱,这些都严重影响了系统整体水平提高。在规划和组织实施办公自动化时,笔者认为,要制定出通盘考虑、切实可行,与长期发展规划需要相适应的目标与措施。要按照总体要求,遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标,长期目标要通盘考虑、提纲擎领,保持高质量和统一性。近期目标注重实用可行,精益求精,落实目标,及时改进。
(三)加强档案专业队伍建设。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作,它集服务性与保密性于一体,人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。单位应该定期把档案管理人员送出去培训业务知识,让他们及时的掌握新的知识和先进的管理技术,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。
(四)健全人事档案管理制度。人事档案工作的性质决定了人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事,以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度,使档案工作有规可循,有章可依是非常必要的。
总之,人事档案是事业单位的重要信息资源,要使档案发挥更大的作用,就需要档案工作者付出更多的劳动。要大胆创新管理新模式,满足在科学发展中对档案信息资源日益增长的需求,真正把档案资料用活,为它赋予新的生机与活力。
参考文献:
[1]中国档案.
[2]最新档案管理实践与探索.

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