浅谈高校行政工作中实现目标管理的难点和措施

共5297字

目标及目标管理


1954年,美国管理大师德鲁克经过深入研究,在比照了其他管理专家的研究成果后,适时地提出了一个具有重大时代意义的管理模式一目标管理(ManagementByObjectives.简称为MBO)。德鲁克认为,任何企业必须形成一个真正的整体,企业每个成员所做的贡献虽不相同,但是必须全体成员朝着共同的方向努力,必须为共同的目标作出贡献。显然这里的整体是指“团队”;“共同的方向”即指“前进的目标”;而“共同的目标”正是体现了“共同方向”的“共同的目标”。尽管德鲁克的理论是对企业而言的,但是把这种科学的管理模式,引入事业单位,引入高校,引入高校的行政管理工作中,应该说不失为是提高行政工作效率的一种重要手段。
我们通常所说的“目标”,是指单位或个人在一定时期内,要完成的工作任务和期望取得的成果。实行目标管理就是要将单位或系统在一定时期内的整体目标和任务,转化为一个具有多级性的目标体系,将目标逐层展开,逐层落实,使每一层面、每一个人都有各自努力的方向和具体的目标。各级主管人员根据整个目标体系进行领导、组织、协调、监控和考核,以实现单位的总体目标。
应当看到,“共同目标”的实现与阶段“工作计划”的制订、实施密切相关。比如,我们国家或事业单位的“十一五”事业发展规划就与随后制订的“年度工作计划”及该计划的实施密不可分。从这个意义上说,“共同目标”的实施,实际上是在“共同目标”统领下,有效实施的工作计划的制定过程和实施过程。由此可见,目标与计划之间的紧密关联。
计划工作是行政机构管理职能中的最基本的一个职能,它所涉及的是要在未来的各种行政行为过程中作出抉择和安排。计划工作不仅是行政管理机构的一个基本职能,而且是行政机构其他职能的出发点,其他一些职能(组织职能、服务职能、领导指导职能、控制监督职能)都必须反映计划的要求。计划工作既包括选定行政工作的目标,又包括确定实现这些目标的途径和方法。因而,预先确定目标就是计划工作的前提。但是,目标的确定不是在真空中进行的,我们在进行计划工作时要考虑到目标实施时所处的未来环境的特点。由于事物是发展变化的,谁也不能完全预料到目标实施过程中将会出现的诸种复杂多变的情况,这样,在目标确定的同时,完全有可能出现不确定目标。

高校行政工作中目标管理的两个难点

在现行的管理模式下,我国高校行政工作中目标管理的难点主要表现为以下两个方面:

1.不确定目标的出现与存在
实行目标管理,最基本的要求是目标必须明确。目标明确有助于各级人员的自我定位、自我鞭策、自我约束和自我控制。但是在实施目标管理的过程中,存在着不确定目标,不确定目标的出现给整个行政工作中的目标管理带来了负面影响。确定目标和不确定目标并行,形成双重目标,它们之间就难免产生摩擦和冲突。如果处理不好,将会影响既定目标的实现,甚至造成整个管理系统的混乱。所谓不确定目标有以下几种类型:
一是工作任务中的不确定目标,在学校的既定目标之外,由于随机性任务的出现而转化成的目标。如外来的大型或超大型活动的插入、安排等等。
二是工作范围中的不确定目标,介于多个部门工作范围之间的新任务、新情况所形成的目标。
三是工作重点中的不确定目标,原定的工作重点发生变化而形成的新目标。这些不确定目标相对确定目标来说,一般具有时间短、任务重、难预测的特点。其产生的原因有以下几个方面:一是由于形势的发展变化;二是上级业务部门或领导部门临时交办的任务;三是职责不清。

2.长期目标与短期目标的脱节
一般说来,共同目标具有“长期性”的特点。因而,也可把“共同目标”视为长期目标。如果我们对此重视不够,就会带来工作上的松散和懈怠。
在我们的管理工作中经常会出现这样的情形:
(1)对实现共同目标缺乏紧迫性。人们对中长期的“目标”抱有“不着急,慢慢来”的思想,或是“等忙完了手头的工作再说”的想法,而不是认定“时不我待”,应抓紧当前,为实现共同目标创造必不可少的基础和条件。孔茨在他的《管理学》中说得好:“合理的计划工作要确定一个未来的时限,这个时限的长度就是通过一系列措施来实现决策中所承担的必需的时间。”
(2)缺少检查监督的机制。责任归属、检查标准等规章制度,不少时候是说在嘴上、贴在墙上,缺乏有效的监督及定期、不定期的检查评估制度,以致做具体工作的同志并不把共同目标(长期目标)、应负的责任当回事,这势必导致工作效率的低下和对目标任务的怠慢。诚然,如果我们手头的工作是围绕着共同目标或是为实现共同目标而做的,这自然有其实际的意义和价值。
现实生活中,长期目标与短期目标的脱节又是确实存在的。其表现为制定的目标空泛笼统。即使是目标非常明确,如到××年×高校规模要达到几万人等,但在宣布计划时,该采取怎样的措施,却泛泛而谈。结果是:目标颇吸引人,怎样去完成却不甚了然。另外,目标的完成期限过长。实现的目标多数为长期目标,使具体工作的同志难以捉摸到目标的实效性。我们习惯于讲:“我们今年的目标是……”而不是:“从现在开始一个月内我们将完成……”甚至“一周内我们将完成……”。这种长期目标与短期目标的脱节,使得承担具体工作的同志在工作的开始阶段,就找到完不成任务、实现不了工作目标时推卸责任的理由。

高校行政工作中实现目标管理的对策及措施

在高校的行政工作中,实现目标管理的两大障碍,一是对不确定目标的出现如何应对?尤其当不确定目标频繁出现时,怎样积极应对,以确保既定目标的实现不受影响(或把影响降到最低);二是对长期目标与短期目标的脱节如何处置?即长期目标和短期目标怎样平衡、协调一致。笔者以为应采取如下对策:
关键是必须更新观念。市场经济时代的行政工作不能与过往的时代同日而语,必须适应改革和形势发展的需要,把在行政工作中不时出现的不确定目标视为“常态”。由此,在观念上,既要确保共同目标及为此而制订的“计划”的有效实施,又要兼顾到不确定目标的完成。其次,为确保共同目标的实现,为使“计划”落到实处,建立健全监控的检查评估制度是必不可少的。
一段时间以来,许多高校为加强行政工作的目标管理,纷纷建立了高校行政管理绩效考核系统。但在实施的过程中,绩效考核工作却不能做到位。主要原因为:绩效考核是一个动态过程,不同单位以不同目的以及同一单位在不同时期对员工评价的侧重点不同。以往对员工绩效考核指标权重的确定是由专家评定

或由主观经验法、两两比较、德尔菲法等方法确定。这种权植存在相对稳定性,但不能随具体情况的变化而变化,较为单一,缺乏必要的灵活性。因而绩效考核更多的是关注评价结果而不是评价过程,对于评价过程中的一些随机任务,在考核的时候往往被忽视。所以,在绩效考核工作的量化上一定要兼顾到临时工作和创新工作这样一些不确定因素,注意把临时性、创新性与常规性的工作区别开来,有效地协调起来。
另外,我们往往忽视了一些心理情性。由于目标过于空泛,时限过长,使得长期目标和短期目标产生脱节,致使承担具体工作的同志在实现不了工作目标时找到推卸责任的理由。要克服这种有碍目标实现的心理惰性,唯有靠明确的指示,具体的目标和实施的措施乃至实施的详细步骤。将一个长期计划化解为一连串可操作、能够初见成效的短期目标,并且将短期目标的计划层层分解,各项具体指标落实到各部门及个人,使每个单位和单位的个人明确在实现目标过程中自己应尽的责任,从而将行政人员的力量凝聚在一起,为实现长期目标提供组织上的保证。
当然,这样做并不是让我们放弃长期目标,拟出一系列具体明确的步骤(短期目标)正是服从于服务于长期的目标,正是为了逐步实现长期的目标。这样,在实现了第一个乃至第二个短期目标后,开始积累了正面的经验和反面的教训,具体工作的同志就会知道如何为集体长期的共同目标而努力,如何调整工作模式,提高效率。从高校的行政工作层面讲,在此基础上,进而动员大家积极为下一个短期目标(更是为长期目标)的实现而努力。具体实施的措施为:

1.明确高校目标管理的基本原则
在高校行政管理中实行目标管理,需要符合量力而行原则、求实适度原则、激励原则和民主决策原则等基本要求,在这个基础上,高校行政管理中的目标管理才能获得良好的绩效。
量力而行原则是依据学校发展的总体目标,立足于学校的实际情况、管理者的素质、教师队伍的状况、生源等因素,综合审慎考虑,制订适应学校发展的管理目标。
求实适度原则要求在制订目标时要脚踏实地,本着有利于学校自身发展、有利于管理者业务水平提高、有利于教师教学、科研水平提升、有利于促进学生全面发展的精神。防止和克服走极端的做法,即既不把目标定得过低,一蹴而就;又不好高骛远,难以实现。
激励原则要求在目标管理中兼顾学校的相关管理者,注意激发他们的进取心,争取做到有利于教师成才、有利于管理人员成事、有利于学生成长、有利于管理者成功。
民主原则是必不可少的。在制订目标前,除广泛征求各方各层次人员的意见外,认真听取管理人员的意见是十分必要的。因为他们工作在第一线,他们的一些见解、看法、感受是其他人员所不可替代的。这样,集中了各方面意见和建议的目标定位,就能较好地体现目标的科学性、前瞻性和可操作性。

2.实行目标管理的滚动计划法
在信息飞速发展变化的今天,高校提高行政工作中的应变能力显得十分迫切。就共同目标而言,一旦审慎制定后,有其相对的稳定性是确定无疑的;但审时度势,顺应形势的变化又在所难免。这就要通过滚动计划法这样一种行之有效的现代计划方法来定期修改工作计划,同时对制订的长期目标依照新的环境变化逐步细化并进行必要的、适时的调整;对短期目标根据实施的结果和内外部因素的变动情况,对原计划进行调整,然后依据同样的原则逐期滚动,每次修改都向前滚动一个年份,使详细的短期目标和粗略的长期目标能够有效地衔接,确保了长期目标的指导作用,使得两个时期的目标能够保持一致,也保证了目标应具有的基本灵活性,提高了短期目标的工作质量,也增加了长期目标的准确性。
在目标实施的起始阶段,就要对行政工作进行必要的监督。分阶段对短期目标的实施情况进行研究,确保每一阶段、每一环节分任务的完成。如此,就能稳妥地走向我们的长期目标。
根据滚动计划法的运动性特点,遵循动态原则,必须具备三方面的要求:①前瞻意识??要系统分析过去和现在的情况,并由此充分预测未来,以便作出具有前瞻性的正确决策。②长远意识一要协调好近期利益和长远利益的关系,近期利益应当服从于、服务于长远利益。③创新意识??随着系统及其环境的不断变化和运动,任何过去曾经行之有效的管理模式、管理措施和竞争策略都应当随着时间的推移而不断地更新。在笔者看来,前两者必不可少,而第三者即创新意识则显得尤为重要。高等学校的行政管理工作不能总是以一种模式去运作,在具有前瞻意识和长远意识的同时,必然要和时代的发展与进步相一致,与时俱进,必然要接受和运用更科学、更先进的管理模式,才能有效地实现好长期目标,即共同目标。

3.充分做好行政工作中目标管理的监控
在高校的行政管理工作中,一个较为普遍的现象是任务的布置多,检查、督促和评估少。这自然不利于工作的推进,甚至会延误目标的实施。由此,抓监控,抓评估是完全必要的。高校行政管理工作有其自身的规律,在引进目标管理的模式时,人们已经发现,不少方面的工作质量是难以用量化的指标去评估的,一般只能是通过定性的方法来表述。在进行学校行政管理目标的评估时,应采取定性与定量相结合的综合评估模式。能量化的应当量化;对那些无法量化的指标,可采用比较具体的、可操作的定性表述,尽量做到规范、科学、切合实际,这样才能有效地发挥目标管理的导向作用和激励作用。另外,评估工作应当定期进行。在实施学校目标管理的过程中,定期的工作评估必不可少。如此可以依据评估结果,总结经验,发现问题,以评促建,以评促管,以评促改,推动行政管理工作迈上新的台阶。其步骤可以由下级提出书面报告,学校成立目标实施评估小组,以目标作为检查与评估的主要标尺,仔细审核行为结果与目标值的相符程度,以个人目标是否已经“达到标准”为评估的主要内容。
为了做好学校行政工作目标管理的监控和评估,学校领导者需要充分发挥自己的关键作用。学校领导要从任务型的管理方式中解脱出来,将主要精力用于全局的统筹,善于发现问题、抓住问题的症结和关键,在复杂的管理关系中准确地判断因果关系,并预测未来趋势,运用科学方法和自身经验,选取最佳方案。学校领导还需要进一步全面提高管理能力,包括决策能力、组织能力、授权艺术、调控及协调人际关系等能力,使得学校的行政工作不断登上新的台阶。

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