事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

共4539字

[摘要]人事档案是人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大,事业单位的人事档案管理存在着诸多问题.有待加以改善,从而提高人事档案的利用水平。

[关键词]人事档案;管理;对策
[作者简介]莫若琦,广西南宁市疾病预防控制中心主管医师,广西南宁530021
[中图分类号]D630.8[文献标识码]A[文章编号]1672?2728(2007)05?0153?03

人事档案是人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件,是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大,事业单位人事档案管理显得更为重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作中存在的问题与对策。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作,不像其他工作那样容易引人注意,也不容易取得明显成绩。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区,认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况,这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态,难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进,机构调整、内部科室重组,人员竞聘上岗,原有的干部人事档案管理人员的岗位变动,大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。
在设备配备上,大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则,融办公、阅档、仓库为一间,既无铁门、铁窗等基本设施,也无其他硬软件设施,防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式,由于反复调用原件,阳光多次照射,造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象,直接影响到档案的完整与安全。

3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全,执行不严格,收集归档工作被动、不及时,这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面,某高校对人事档案进行清查时,在2000多份人事档案中,光缺年度考核者就有近500人次之多。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的,具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中,“三龄一历”(年龄、工龄,党龄、学历)虚假现象较为严重。某部门对近3000名干部的“三龄一历”逐一审核查实,发现年龄不符的333人次,工龄不符的160人次,党龄不符的79人次。有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率。

4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。据不完全统计,截至2002年12月,全国有60多万份与主人失去联系的“弃档”和“死档”。

5.人事档案材料制作不规范。干部档案材料,须统一使用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工,折叠、剪裁及裱糊。但近几年来,时常有A4纸规格的材料归档,如《大专院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等,这些材料裁剪非常困难,裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”,这样人为的重复劳动,不仅造成人力、物力、财力的浪费,同时也使得人事档案案卷很不美观。

6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作,无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。

7.人事档案利用工作水平较低。其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说,无论是收集整理,还是鉴别、保管,都是为了提供档案信息,服务于干部人事工作,为人事决策提供参考依据,其目的在于利用。就目前而言,人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象,档案服务开发意识差。即使是利用,范围也有限,查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而且利用的方式也很单一,只有需要者找上门来才提供利用,工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象,使人事档案的利用价值低,功能越来越弱化。

二、新时期人事档案管理工作的对策与思考

1.提高认识,加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作,把它放在单位干部队伍建设的高度来对待,并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决,要建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案工作实行定性定量考核,分级分类指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持,做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入,配备先进计算机管理设备。

3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设,提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项

政策性和业务性较强的工作,它集服务性与保密性于一体,因此,各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习,提高自身素质与政治觉悟,踏踏实实地做好本职工作,为档案事业建功立业。

4.健全管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度,并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整,为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

5.注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

6.改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位:一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容;侧重对工作业绩的评价;增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料,以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求;三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能,从而更好地为选拔人才服务,减少“弃档”现象。

7.加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流,特别应重视与人才服务机构之间的沟通,认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法,制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度,并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料,使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求,以便提供利用。

8.加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
总之,干部人事制度改革的推行,既给人事档案事业带来了挑战,也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机,不但要从制度上更新,还要从观念上更新,按照人才市场发展的基本趋势,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,才能走出目前人事档案所存在的制度困境。

责任编辑:周志华

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